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Original, Kopie oder Datei: Wann eine Erklärung rechtlich „ankommt“
Ein Foto per WhatsApp, ein Scan per E-Mail oder doch das unterschriebene Original per Post? Im Alltag werden Erklärungen heute schnell digital verschickt. Rechtlich kommt es jedoch nicht nur darauf an, was erklärt wird. Entscheidend kann ebenso sein, in welcher Form die Erklärung den Empfänger erreicht. Dazu habe ich in der neuen Ausgabe der Deutschen Notarzeitschrift (Zugang formbedürftiger Willenserklärungen, DNotZ 2026, 647) einen Fachbeitrag veröffentlich.
Ein Bild der Unterschrift genügt nicht immer
Ein anschauliches Beispiel ist die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses. Hier verlangt das Gesetz grundsätzlich die Schriftform. Ein Handyfoto des unterschriebenen Kündigungsschreibens, das per Messenger übermittelt wird, reicht nach Auffassung der Arbeitsgerichte regelmäßig nicht aus. Nach der bisher vorherrschenden Auffassung in der Fachliteratur muss dem Empfänger das Schriftstück mit der eigenhändigen Originalunterschrift zugehen. Gleiches gilt für ein Fax, einen einfachen Scan oder eine Kopie: Sie zeigen zwar den Inhalt, ersetzen aber nicht das Original.
Die verschiedenen gesetzlichen Formen erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Die Textform – etwa eine lesbare E-Mail – soll vor allem den Inhalt dauerhaft festhalten. Die Schriftform schafft zusätzlich mehr Sicherheit darüber, von wem die Erklärung stammt, und soll bei bedeutsamen Entscheidungen vor Übereilung schützen. Bei einer notariellen Beurkundung kommen die unabhängige Beratung, die rechtliche Prüfung und eine besonders verlässliche Dokumentation hinzu.
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Neue Erleichterung für notarielle Erklärungen
Für notariell beurkundete oder öffentlich beglaubigte Erklärungen bringt eine neue Regelung zu Anfang 2026 in § 130 Abs. 2 BGB eine praktische Erleichterung: Jedenfalls künftig kann es genügen, dass dem Empfänger eine öffentlich beglaubigte Abschrift der Urschrift zugeht. Die Originalurkunde muss also nicht stets selbst übermittelt werden. Das ist insbesondere deshalb bedeutsam, weil notarielle Urschriften regelmäßig beim Notar verwahrt werden und bislang nur durch papiergebundene Ausfertigungen ersetzt werden konnten. Eine digitale Übermittlung war damit ausgeschlossen.
Vereinfacht gesagt bestätigt eine öffentlich beglaubigte Abschrift amtlich, dass sie mit der verwahrten Urkunde übereinstimmt. Sie ist damit mehr als eine gewöhnliche Fotokopie oder ein selbst erstellter PDF-Scan. Die Neuerung soll den notariellen Rechtsverkehr beschleunigen und erleichtert auch digitale Abläufe, ohne auf die besondere Verlässlichkeit notarieller Dokumente zu verzichten. Denn die Übermittlung der Erklärung kann nunmehr auch in digitaler Form erfolgen, soweit eine entsprechend qualifizierte Signatur beigefügt ist. Die Echtheit des Dokuments kann etwa über den Service der Bundesnotarkammer (https://spa.bnotk.de/verify) geprüft werden.
Die richtige Übermittlung bleibt entscheidend
Die neue Vorschrift bedeutet jedoch nicht, dass nun jede Erklärung per Foto oder einfacher E-Mail wirksam wird. Welche Form erforderlich ist, hängt weiterhin vom jeweiligen Rechtsgeschäft ab. Bei manchen Erklärungen genügt Textform, bei anderen ist eine eigenhändige Unterschrift, eine qualifizierte elektronische Signatur, eine öffentliche Beglaubigung oder eine notarielle Beurkundung vorgeschrieben. Auch Vereinbarungen der Beteiligten können eine Rolle spielen.
Unser Praxistipp: Bei rechtlich bedeutsamen Erklärungen sollte vor dem Versand geklärt werden, welche Form verlangt wird und auf welchem Weg das Dokument den Empfänger erreichen muss. Wer sich allein auf einen Scan, ein Foto oder eine Nachricht im Messenger verlässt, riskiert, dass eine Frist verstreicht oder die Erklärung unwirksam bleibt. Bei notariellen Urkunden können wir prüfen, welche Dokumentenart im konkreten Fall erforderlich ist und die passende Übermittlung veranlassen.
Autor:
M. Geuder
Beitragsdatum
23.09.2026
