01. Die Verwendung ausländischer Urkunden in Deutschland
Wenn Sie eine öffentliche Urkunde aus dem Ausland in Deutschland verwenden möchten – etwa eine Vollmacht oder Gnehemigung für eine Beurkundung, eine Handelsregisteranmeldung oder sonstige Eintragung in öffentliche Register – muss sichergestellt werden, dass diese auch anerkannt werden. Deutsche Behörden und Notare müssen in der Regel die Echtheit und formelle Herkunft der Urkunde prüfen. Dazu muss in fast allen Fällen das Original der Urkunde vorgelegt werden. Den Nachweis, dass es sich um eine echte Urkunde von einer echten ausländischen Amtsperson handelt, liefert dann die Apostille oder die Legalisation. Darüber hinaus kann – je nach Sprache der Urkunde oder etwaiger Echtheitsnachweise – eine amtliche Übersetzung notwendig sein.
Wir unterstützen Sie gerne dabei, die erforderlichen Schritte korrekt und rechtzeitig einzuleiten, um unnötige Verzögerungen oder Kosten zu vermeiden.
1. Übersetzung ausländischer Urkunden
Ausländische Urkunden sind teils nicht auf Deutsch verfasst und müssen deshalb gegebenenfalls zunächst übersetzt werden. Ob ein deutsches Gericht eine Urkunde in Fremdsprache akzeptiert, liegt im dortigen Ermessen. Klare Richtlinien gibt es dazu nicht. So mag das Grundbuchamt beispielsweise eine polnische Urkunde akzeptieren, wenn einer der Mitarbeiter dort zufällig gut polnisch spricht. Auch englische Urkunden werden nicht durchweg akzeptiert. Der sicherste Weg ist immer zunächst eine Übersetzung anzufertigen.
Dabei gilt:
– einfache Übersetzungen gelten nicht mehr als öffentliche Urkunden. Wenn in Deutschland – wie in vielen Fällen – das Original einer Erklärung vorgelegt werden muss, genügt die Übersetzung nicht.
– amtliche Übersetzungen können eine öffentliche Urkunde darstellen, ersetzen für sich genommen aber noch nicht das Original; regelmäßig müssen dann Original und Übersetzung vorgelegt werden, die Echtheit der Übersetzung muss wiederum durch Apostille oder Legalisation nachgewiesen werden; wichtig ist dann also, dass zuerst übersetzt wird und anschließend die Amtsstellung der ausländischen Amtsperson und des ausländischen Übersetzers bestätigt werden;
– aus Gründen der Einfachheit sollte die Übersetzung von einem in Deutschland öffentlich bestellten und beeidigten Übersetzer angefertigt werden; das erleichtert die Anerkennung durch Behörden und Notariate erheblich, weil nur ein Echtheitsnachweis erforderlich wird, der zweite Nachweis wird regelmäßig vergessen.
2. Echtheit der Urkunde
Bei fast allen Ländern – ausgenommen Frankreich, Italien, Österreich, Belgien, Dänemark (ohne Grönland) und Griechenland (teilweise) – ist ein Nachweis über die Echtheit und Amtsstellung der ausländischen Urkundsperson erforderlich. In einigen Ländern ist der Nachweis erleichtert und es wird nur eine sog. Apostille erforderlich. In anderen Ländern muss eine Legalisation erfolgen.
a) Apostille – vereinfachter Echtheitsnachweis
in vielen Fällen genügt die sogenannte Haager Apostille
– Grundlage ist das Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation.
– Staaten, die diesem Übereinkommen beigetreten, erkennen gegenseitig die Apostille als Bestätigung der Echtheit an.
– Die Apostille wird im Ausstellerstaat durch eine dort zuständige Behörde angebracht – nicht durch die deutsche Auslandsvertretung.
– Sie bestätigt die Echtheit von Unterschrift, Siegel und Funktion des Unterzeichners, nicht aber den Inhalt der Urkunde.
Beispiel: Eine Geburtsurkunde aus Spanien oder den USA, versehen mit einer Apostille, kann in Deutschland unmittelbar verwendet werden, sofern eine beglaubigte Übersetzung vorliegt. In Deutschland wird die Apostille für notarielle Urkunden durchs Landgericht erteilt. Die Zuständigkeit im Ausland richtet sich
nach dem jeweiligen nationalen Recht.
b) Legalisation – Echtheitsbestätigung durch die deutsche Auslandsvertretung
Ist der ausstellende Staat nicht Mitglied des Haager Übereinkommens, ist eine Legalisation erforderlich. Dieses Verfahren wird vom Auswärtigen Amt und den deutschen Botschaften/Konsulaten geregelt.
Zweck der Legalisation ist die formelle Bestätigung, dass die Urkunde echt ist. Sie betrifft die Echtheit von Unterschrift, Siegel und Amtsstellung, bestätigt aber ebenfalls nicht den Inhalt der Urkunde.
Das Verfahren umfasst in der Regel folgende Schritte:
1. Oft aber nicht immer Vorbeglaubigung im Ausstellerstaat durch eine zuständige Behörde (z. B. Außenministerium).
2. Legalisation durch die deutsche Auslandsvertretung nach § 13 KonsularG.
Die Bestätigung nur durch die ausländische Behörde genügt nicht. Für die Legalisation muss das Original vorgelegt werden; Kopien genügen nicht. Die
Bearbeitung kann je nach Staat mehrere Wochen dauern.
In manchen Staaten wird derzeit keine Legalisation durch die deutsche Auslandsvertretung erteilt oder es werden nur bestimmte Arten von Dokumenten legalisiert. In diesem Fall ist die Verwendung ausländischer Urkunden mit erheblichen Unsicherheiten verbunden. Die Konsulate bieten deutschen Behörden dann oft Amtshilfe an, inwiefern sich damit eine Eintragung in deutsche Register erreichen lässt, lässt sich nicht sicher abschätzen, weil der zuständigen Stelle in Deutschland dann ein erheblicher Ermessensspielraum kommt.
c) Erklärung direkt vor der deutschen Auslandsvertretung
In vielen Fällen, etwa für Registeranmeldungen, Vollmachten oder Genehmigungen, bei denen nur eine Unterschrift beglaubigt werden muss, empfiehlt es sich, direkt bei der deutschen Auslandsvertretung einen Termin für die Unterzeichnung zu vereinbaren. In diesem Fall ist eine Apostille oder Legalisation nicht erforderlich. Außerdem können alle relevanten Dokumente direkt in deutscher Sprache abgefasst werden. Trotz längerer Wartezeiten auf Termine handelt es sich dabei um den einfachsten und kostengünstigsten Weg. Das Original der Erklärung muss dann nach Deutschland versandt werden.
3. Erklärungen für ausländische Gesellschaften
Besondere Anforderungen stellen sich, wenn Erklärungen für ausländische Gesellschaften – etwa Muttergesellschaften deutscher Unternehmen – abgegeben werden sollen. Es steht hier im Ermessen der Handelsregister, sich die Existenz und die Befugnisse des Geschäftsführers oder directors nachweisen zu lassen. Je nach Land existieren dafür Register, die direkt durch unser Büro eingesehen werden können. Dazu zählen etwa Österreich oder die BeNeLux-Staaten.
In anderen Staaten existieren zwar verlässliche Register, allerdings nicht in englischer oder deutscher Sprache. In diesen Fällen genügt regelmäßig ein übersetzter und beglaubigter Auszug aus dem jeweiligen Register oder eine Bescheinigung eines ausländischen Amtsträgers über die Einsicht in dieses Register.
In weiteren Staaten existieren auch keine verlässlichen Handels- oder Gesellschaftsregister, regelmäßig für Staaten die dem angloamerikanischen Rechtsraum angehören. In diesen Fällen ist eine gutachterliche Stellungnahme über die Existenz und Vertretung der jeweiligen Gesellschaft notwendig, die durch einen Amtsträger aufgrund Einsicht in die Gesellschaftsunterlagen erstellt wird. Aus der Stellungnahme muss hervorgehen, welche Dokumente als Grundlage verwendet wurden. Eine reine Bescheinigung über die Vertretungsverhältnisse wird dann nicht akzeptiert.
4. Länderbeispiele – häufige Fälle im Notariatsalltag
Die nachfolgende Übersicht kann dabei nur als erste Orientierung gelten, da sich die Anforderungen an ausländische Urkunden nicht selten ändern. Dies erfolgt regelmäßig aufgrund von zwischenstaatlichen Verträgen. Eine umfassendere Übersicht können Sie der Homepage des Deutschen Notarinstituts in Würzburg entnehmen. Es empfiehlt sich aber regelmäßig, sich vorab bei der deutschen Auslandsvertretung nach den aktuellen Vorgaben zu erkundigen.
| Herkunftsland | Verfahren | Hinweise |
|---|---|---|
| Spanien | Apostille | Apostille, zuständige spanische Behörde hängt von der Art der Urkunde ab |
| USA | Apostille | Apostille, zuständige US-amerikanische Behörde hängt von der Art der Urkunde ab, regelmäßig Secretary of State des jeweiligen Bundesstaates |
| Türkei | Apostille | Apostille, zuständige türkische Behörde hängt von der Art der Urkunde ab |
| Schweiz | Apostille | Apostille, zuständige schweizer Behörde hängt von der Art der Urkunde ab, regelmäßig die jeweilige kantonale Behörde |
| Volksrepublik China | Apostille | Apostille, China ist seit 2023 Vertragsstaat des Haager Übereinkommens; zuständig ist das chinesische Außenministerium oder das jeweilige Außenamt |
| Indien | Legalisation | Für indische Urkunden wäre grundsätzlich eine Legalisation erforderlich; wie in manchen anderen Staaten auch werden diese durch das zuständige Konsulat aber derzeit nicht erteilt |
5. Zusammenfassung
Die Anforderungen an ausländische Urkunden hängen vom Herkunftsland und vom vorgesehenen Verwendungszweck ab. Wir prüfen gerne für Sie, ob eine Apostille oder Legalisation erforderlich ist, wann eine Übersetzung anzufertigen ist, welche Behörden zuständig sind und ob Sonderregelungen bestehen. So stellen wir sicher, dass Ihre Unterlagen in Deutschland rechtswirksam verwendet werden können.
Wir möchten aber darauf hinweisen, dass es sich bei den vorgenannten Schritten nicht um fakultative bzw. optionale Nachweise handelt. Die jeweiligen Anforderungen sind daher genau einzuhalten, weil sonst erhebliche Verzögerungen drohen oder Nachweise mehrfach beigebracht werden müssen.
Autor:
M. Geuder
Beitragsdatum
19.11.2025
